Le imprese possono utilizzare un’area riservata per consegnare digitalmente molti documenti relativi all’assunzione. Quando, però, il lavoratore deve rendere una dichiarazione o manifestare una volontà, la semplice autenticazione con SPID o CIE non è sufficiente: occorre una firma idonea oppure un processo informatico conforme al Codice dell’amministrazione digitale.
Documenti di assunzione digitali: cosa chiarisce il Ministero
Con l’interpello n. 2 del 30 settembre 2026, il Ministero del Lavoro ha risposto a due quesiti del Consiglio nazionale dell’Ordine dei Consulenti del Lavoro.
Il primo riguarda la possibilità di mettere a disposizione del lavoratore, attraverso un’area riservata, i documenti che non richiedono una sua dichiarazione. Il secondo interessa i documenti nei quali il dipendente deve invece esprimere una dichiarazione di scienza o di volontà.
La risposta ammette la digitalizzazione di entrambi i processi, ma con garanzie diverse. La distinzione è essenziale: leggere un’informativa non equivale a sottoscrivere una dichiarazione.
I documenti informativi possono essere consegnati tramite una piattaforma
In assenza di norme che impongano una specifica modalità di consegna, il datore di lavoro può rendere disponibili i documenti informativi in un’area riservata accessibile esclusivamente al lavoratore.
La piattaforma può essere gestita direttamente dall’impresa, dal professionista incaricato oppure da un fornitore esterno. L’esternalizzazione, tuttavia, non trasferisce la responsabilità dell’adempimento: questa rimane in capo al datore di lavoro.
Il sistema deve garantire:
- l’identificazione dell’utente e la sicurezza dell’accesso;
- la possibilità di visualizzare, conservare e riprodurre i documenti;
- l’integrità della documentazione;
- la tracciabilità della data di messa a disposizione;
- la registrazione della presa visione, quando richiesta;
- il rispetto della disciplina sulla protezione dei dati personali.
È possibile presentare più documenti insieme e raccogliere un’unica conferma riepilogativa. La piattaforma deve però registrare separatamente, per ogni documento, la data di pubblicazione e l’eventuale presa visione.
SPID e CIE identificano il lavoratore, ma non sostituiscono la firma
Il passaggio più delicato riguarda i documenti attraverso i quali il lavoratore rende una dichiarazione o esprime una volontà.
SPID e CIE consentono di identificare con un adeguato livello di affidabilità la persona che accede alla piattaforma. Secondo il Ministero, tuttavia, questa identificazione non equivale automaticamente alla sottoscrizione del documento.
Per soddisfare il requisito della forma scritta e produrre gli effetti previsti dall’articolo 2702 del Codice civile, il documento deve essere:
- sottoscritto con firma digitale;
- sottoscritto con firma elettronica qualificata;
- sottoscritto con firma elettronica avanzata;
- oppure formato attraverso un processo conforme all’articolo 20, comma 1-bis, del Codice dell’amministrazione digitale.
In quest’ultimo caso, il processo deve garantire sicurezza, integrità, immodificabilità e riconducibilità manifesta e inequivoca del documento al suo autore.
Una firma elettronica avanzata può, per esempio, utilizzare un codice monouso posto sotto il controllo esclusivo del firmatario, purché l’intero procedimento rispetti le regole tecniche applicabili. Non basta, quindi, inserire una password o premere un generico pulsante di conferma.
Il Ministero precisa inoltre che, in assenza di una specifica disposizione normativa, la Carta nazionale dei servizi non può essere considerata equivalente a SPID e CIE per questa finalità.
L’impresa deve conservare le evidenze informatiche
La digitalizzazione non riduce l’onere probatorio del datore di lavoro. In caso di verifica ispettiva, l’impresa deve dimostrare:
- quando il documento è stato messo a disposizione;
- quale versione è stata consegnata;
- se e quando il lavoratore ne ha preso visione;
- l’integrità del documento;
- la corretta acquisizione dell’eventuale firma;
- la riconducibilità della dichiarazione al lavoratore;
- il rispetto dei termini previsti per lo specifico adempimento.
I log tecnici, le ricevute e le altre evidenze devono quindi essere conservati in maniera coerente con il Codice dell’amministrazione digitale, il Regolamento eIDAS e le Linee guida AgID sui documenti informatici.
Un ulteriore punto operativo riguarda i malfunzionamenti: l’indisponibilità temporanea della piattaforma non giustifica il mancato rispetto di una scadenza. L’azienda deve prevedere una modalità alternativa di consegna e conservarne la prova.
Cosa devono verificare le PMI
Prima di digitalizzare completamente l’onboarding, non è sufficiente acquistare una piattaforma HR. Occorre esaminare il processo documento per documento.
Checklist operativa
- Classificare i documenti: distinguere quelli puramente informativi da quelli che contengono dichiarazioni o manifestazioni di volontà.
- Verificare i requisiti specifici: controllare se la legge o il contratto collettivo richiedano forme o termini particolari.
- Controllare la piattaforma: accertare che garantisca accesso sicuro, integrità, disponibilità, esportazione e riproduzione dei file.
- Scegliere una firma adeguata: per le dichiarazioni del lavoratore, adottare una firma o un processo conforme all’articolo 20 del CAD.
- Conservare le evidenze: definire quali log, ricevute, documenti e certificazioni debbano essere mantenuti.
- Regolare i rapporti con i fornitori: chiarire responsabilità, sicurezza, protezione dei dati e disponibilità delle evidenze.
- Predisporre una procedura alternativa: stabilire come consegnare i documenti quando la piattaforma non è disponibile.
- Formare il personale: HR, amministrazione e consulenti devono applicare criteri uniformi.
Digitalizzare sì, ma con un processo giuridicamente verificabile
L’interpello offre alle imprese una base più chiara per eliminare molti passaggi cartacei. Il vantaggio, però, dipende dalla qualità del processo adottato.
Una piattaforma che registra soltanto l’accesso del dipendente potrebbe essere adeguata per alcuni documenti informativi, ma non necessariamente per acquisire una dichiarazione valida. Anche una tecnologia formalmente avanzata può risultare insufficiente se non conserva correttamente le evidenze o non consente di ricostruire le operazioni effettuate.
Prima di estendere la procedura a tutte le assunzioni è quindi opportuno svolgere una verifica coordinata degli aspetti giuslavoristici, informatici, documentali e di protezione dei dati.
Il presente contenuto ha carattere informativo e non sostituisce una valutazione legale riferita alla singola impresa o allo specifico documento.
La digitalizzazione dell’onboarding può rendere le assunzioni più rapide e ordinate, purché ogni documento venga gestito con modalità coerenti con la sua funzione giuridica.